クリニック専門 組織コンサル
鳳雛（ほうすう）の田原です。
Q、スタッフの話が長い。結論を言わず、ダラダラわけわからん話をする
A、小さな紙で解決
こちら（聞き手）としては、
簡潔に結論だけをまず言ってほしいのに、
ダラダラと、
・状況の詳細
・自分の意見
・自分を正当化する話
この辺りをごちゃ混ぜにして話すスタッフっていますよね・・・
目次
1、事前に整理した方が、結局は速い
私がクライアントにやってもらっているのは、
報告等、
業務に関する話を職場の人にする場合は
（上長対してはもちろん、部下に対しても）
まず、小さな紙に書き込んで、話を整理するように推奨しています。
先に載せると、このような紙です。
紙のサイズとしては、
A4の紙の1/4サイズです。
（A4に四面、上記をコピペし、印刷後に切る）
そこに
a、内容
b、一言でまとめると
を書くようにします。
a、内容とは
質問なのか？
報告なのか？
要望なのか？
これに〇をつけるだけ。
b、一言でまとめると
・誰が
・何を
・どうした
・私の考え
これを短い言葉で書いてみるだけ。
この紙を埋めるのに、
大した時間はかかりません。
a→2秒
b→15秒
くらいで書けます。
スタッフの頭の中が、
ごちゃごちゃしている状態で報告されるよりかは、
ちょっと、上記の書き出す作業を入れるだけで、
トータルで、
報告者、報告される側双方の
時間の節約になります。
また、
スタッフ自身も
自分の考えを整理する良い訓練になります。
一秒を争うような、
患者様の生死に関わる重大報告でもない限りは、
この作業は非常に有効です。
2、それを受けて聞き手の方は
報告を受ける時の状況が、
患者様を診ていて、
声に出して回答できない場合もあるでしょう。
そのケースも考えて、
受け手は、紙を指さすだけで回答できるようにします。
・OK
・NO
・後から対処
この三択を指さすだけ。
極めてシンプルで時間を奪いません。
そして最後に、
報告者は、受け手に
「詳細を今伝えますか？」
の確認をします。
※患者様の前で声が出せない場合
3、効果は？
・簡潔に話す人材が増えます
・話を止めて、相手の反応を確認するクセがつきます
・何を話す時でも、のっけから詳細をダラダラ話さなくなります
上記の、まず紙に書き出す作業を根付かせると、
スタッフの方々は、
『まずは、結論のみ最初に言おう』
考えが定着していきます。
もう、あの、
枝葉末節の部分をダラダラと話されて、
「結局、何が言いたいの？」
とイライラする時間が一掃されます。
4、緊急でない場合の報告等
緊急でない場合、
例えば
・ミーティングでの伝達事項
・朝礼の業務連絡
・社員研修
このような時でも、
上記の紙を活用すると、
話がまとまり、
ムダな時間がなくなります。
「主婦やオジサンの四方山話か！」
といった発言が減ります。
事前に紙を見て、
・「内容は整理してから話すものなんだな」
・「受け手にも反応があるんだな」
・「詳細は後なんだな」
このようなことが頭に入ってから、
話をするようになっていきます。
診療中などの、
急ぎでない時の報告としては、
冒頭に
「〇〇について、20秒ほどの報告です」
と、
時間を付け加えて話し出すようにすれば、
聞き手も
「この話、いつまで続くんだ？」
のストレスが減り、
話し手も、ダラダラ話さないようになります。
大事なのでもう一度言います。
話し手は、最初に
「要件」と「所要時間」を言うこと
5、なぜ紙なのか？
「今どき、アナログの紙ですか？」
こんな声が聞こえてきそですが、
はい。
紙です。
理由としては
・医療系のスタッフは、ITに弱い人も少なくない（特にベテラン）
・デジタルだと、起動に数秒、時間を要する
・サイズが小さいので、数枚ポケットに入っていても邪魔にならない
・他のことをメモする時にも裏面で対処できる
6、まとめ
A、概して、スタッフの話は的を射ていない話で長いことが多い
B、「結論を先に言え」発言は相手を傷つけるし、すぐに忘れる（時を経て、また長い話になる）
C、何秒の話か先にわかれば、聞き手のストレスも減る
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